Datenschutzhinweise Zoom

 

Datenschutzhinweise für Online-Meetings und Webinare via „Zoom“ der Ev. Familienbildungsstätte Fabi Münster


Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ informieren.


Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen das Tool „Zoom“, um Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). „Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.

 

Verantwortlicher

Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Meetings“ steht, ist die Familienbildung der Diakonie Münster - Beratungs- und BildungsCentrum gGmbH.


Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Zoom“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Zoom“ herunterzuladen.

Sie können „Zoom“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Zoom“-App eingeben.

Wenn Sie die „Zoom“-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von „Zoom“ finden.


Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional),
Abteilung (optional)
Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Gerä-te-/Hardware-Informationen

Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats. Die Familienbildung der Diakonie Münster - Beratungs- und BildungsCentrum gGmbH nimmt jedoch keine Aufzeichnung von Meetings vor.

Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.


Umfang der Verarbeitung

Wir verwenden „Zoom“, um „Online-Meetings“ durchzuführen. Die Aufzeichnungsfunktion von Zoom wird von uns nicht genutzt. Die Tatsache der Aufzeichnung würde Ihnen in der „Zoom“-App angezeigt, Sie haben hier also eine Kontrollmöglichkeit.

Es besteht die grundsätzliche Möglichkeit, die in Zoom anfallenden Chatverläufe beispielsweise für ein Ergebnisprotokoll zu protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein und wird keinesfalls ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung durchgeführt.

Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.

Wenn Sie bei „Zoom“ als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei „Zoom“ gespeichert werden.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung („Profiling“) i.S.d. §4 Abs. 5 DSG-EKD kommt nicht zum Einsatz.


Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Soweit die Verarbeitung personenbezogener Daten elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Zoom“ ist, so ist §6 Abs. 4 DSG-EKD die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchfüh-rung von „Online-Meetings“.
Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ §6  Abs. 5 DSG-EKD, soweit die Meetings im Rahmen von Ver-tragsbeziehungen durchgeführt werden.
Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage §6 Abs. 4 DSG-EKD. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

 

Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen zuweilen gerade dazu dienen, um Informationen mit Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind. In jedem Fall erfordert das aber Ihre ausdrückliche Einwilligung.
Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Zoom“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Zoom“ vorgesehen ist.

 

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von „Zoom“ in Konformität zu §30 Abs. 5 DSG-EKD einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSG-VO entspricht.
Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert. Als ergänzende Schutzmaßnahmen haben wir ferner unsere Zoom-Konfiguration so vorgenommen, dass für die Durchführung von „Online-Meetings“ nur Rechenzentren in der EU, dem EWR bzw. sicheren Drittstaaten wie z.B. Kanada oder Japan genutzt werden.

 

Datenschutzbeauftragter

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt. Die Kontaktdaten finden Sie in der Datenschutzerklärung auf unserer Homepage.


Ihre Rechte als Betroffene/r

Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden. 

Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben. 

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.
Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

 

Löschung von Daten

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

 

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren. Die Kontaktdaten der zuständigen Datenschutzaufsicht finden Sie in der Datenschutzerklärung auf unserer Homepage.

 

Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf unserer Homepage.

Stand: September 2023